2014年REACH执法应对实录:范围更大、内容更细、更具针对性

欧盟EU REACH
2014年11月28日

2013年10月,杭州瑞欧爱尔兰公司首次迎来了REACH联合执法REF第三阶段对唯一代表(OR)的审核。执法人员针对瑞欧作为OR完成的注册、预注册(后预注册)进行了抽检,主要内容为10个注册物质REACH信息核查、POA归档情况、SDS的准备情况。相别于去年的审核,2014年的年度执法工作显得异常专业和细致,其主要体现在以下三个方面:

1. 审核通知紧急,准备工作数量大且紧迫

欧盟成员国爱尔兰的REACH执法机构,健康安全署(HSA)于10月底将执法检查的通知传递给瑞欧驻爱尔兰公司,到访时间约定在11月5日。来自HSA机构的Sullivan博士在邮件中指出,欧盟境内REACH联合执法正在逐步推进,通过从成员国内进口商处收集的信息他们了解到:大量的非欧盟生产商指定瑞欧作为其唯一代表履行REACH义务。因此,为了评估唯一代表在合规工作上的绩效,一次全面的实地考核势在必行。而同时,这样的抽检也能从另一个角度验证进口商是否存在作假和违规的情况。

接收到通知后,瑞欧欧盟REACH产品组迅速启动应对检查程序,针对公司代表的所有企业进行全面深入地数据整理,同时将数据检查的重点设定在以下几个方面:

  • a)排查未能及时更新POA的企业;
  • b)停止对无效注册的服务;
  • c)中间体注册及豁免注册的情形;
  • d)SDS的管理及传递情况;
  • e)有害物质的合规情况;
  • f)进口商吨位涵盖记录情况;

尽管大多数的信息都通过瑞欧提供的RSCC系统进行了有效地管理,具备审核通过的条件,但仍旧有一小部分企业未及时将信息提供给瑞欧,例如POA文件、实际进口商和出口吨位数据未能更新并及时录入RSCC系统,从而加大了双方在此间的沟通成本。作为中国化学品咨询行业的领军企业,我们认为此问题已经暴露出了不小的隐患。

2. 现场审核要求细致,按照列明物质逐一质询

11月5日上午,负责执法检查的HSA检察官Sullivan博士比预定时间9:00提早了几分钟抵达瑞欧爱尔兰公司。检察官首先再次申明了本次执法的缘由并听取了瑞欧的企业介绍及REACH合规管理简报。

在接下去的近5个小时中,Sullivan博士罗列出了包含近50个物质CAS号码的审核清单,逐一提出严苛的问题。以典型物质二氧化钛(CAS:13463-67-7)为例,执法人员分别对数家委托瑞欧作为唯一代表的非欧盟生产企业的注册号及预注册进行审核。要求具体核对物质的注册号、注册吨位信息、企业签署的OR委托合同(POA)及其中包含物质的匹配情况。

与去年审核不同的是,在这份审核清单中还包含着待检企业的部分下游进口商名称。这些进口商分布在比利时、德国、西班牙、意大利、匈牙利、荷兰、葡萄牙、卢森堡,并且每一个都已经接受了当地执法机构的审核并提交了具体的贸易数据。爱尔兰执法机构获得该部分进口商数据后,直接向唯一代表求证:1)是否有证据表明该进口商已进入下游用户清单(importer inventory);2)从2011年起至2014年,各进口商的进口吨位数量是否已被注册号合规涵盖。因此,瑞欧再次提醒广大注册企业,在完成注册后务必要规范注册号配额授权使用的工作。

3. 具体信息全部核实,各方执法机构集体行动

在长达5小时的核对过程中,所有的REACH数据均需被一一展示,且要求清晰迅速;信息量虽然巨大但又要求管理有序。十分幸运的是,从瑞欧成立伊始,我们就系统和严格地通过在线平台RSCC(REACH Supply Chain Compliance)对生产商及下游企业开展管理。经过多年的积累,我们总结出了一套对企业REACH数据和吨位证书有效管理的工作方式,便于企业在平时查询或官方审核时迅速从系统中调用所需信息。本次检查时,瑞欧爱尔兰公司采用了全新编写的RSCC系统升级版NEWRSCC系统,它能迅速抽取企业信息、物质REACH注册情况、下游进口商和吨位使用数据以及企业所有相关存档文件。整个审核过程,我们根据执法官员的提问进行一一讲解,这种直观的方式得到了对方相当满意的反馈。

当然,在审核过程中,我们仍旧发觉一部分企业未将进口商及时添加到下游用户清单产生了吨位未被涵盖而与进口商提供信息不相符的情况,甚至发现有进口商在上游未进行注册预注册时就已经开始进口活动。审查结束后共有12家企业被要求进行整改。执法官Sullivan博士表示,从瑞欧获得的信息十分有用,NEWRSCC系统是十分优秀的REACH合规工具,爱尔兰当局将研究所有带回的信息并会同其他成员国执法部门再向进口商质询相关情况,之后针对违规案例给予裁决。

从执法检查应对的角度而言,瑞欧交出了令人满意的答卷。但是复杂供应链中信息的缺失是我们接下来需要思考的重大课题。瑞欧合规部门也列出了企业可以进行自身合规检查的几点,以帮助进口商顺利应对REACH的各个环节:

  • POA(OR委托关系):查看您与OR之间的委托关系是否有效;
  • 物质REACH状态:了解物质的REACH状态,并确保您的进口商同样知情;
  • 进口商清单:主动添加进口商清单,或通知进口商与您的OR联系;
  • 吨位涵盖证书:要求您的OR出具并且管理出具的吨位证书及出口吨位;
  • 安全数据表SDS:制作、管理、传递安全数据表(SDS),保证SDS的更新;
  • 注册决策:依据贸易情况,调整注册策略;
  • 下游用途:正式注册物质应及时关注进口商的用途是否被涵盖。

11月5日审核一结束,瑞欧合规部门与欧盟REACH产品组就针对审核中暴露出的问题商讨解决方案,并迅速与当事企业接触,提醒其由于未录入进口商信息和贸易未被涵盖可能导致的违规风险。截止到11月21日,个别被要求整改企业的进口商仍旧未被录入系统,没有给予合规工作足够的重视,这部分未被确认的进口商信息按要求已传递给爱尔兰执法当局,等待执法当局进一步的动作。

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